Tietosuojaseloste

Tämä on Skarta Energyn EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 1.2.2021. Viimeisin muutos 26.6.2023.

Skarta Energy Oy
Y-tunnus 3182627-8
Miestentie 7, 02150 Espoo

Anna Korhonen, anna.korhonen@skarta.fi

Yrityksen asiakas-, sidosryhmä-, markkinointi-, työntekijä, työnhakija- ja verkkopalvelun käyttäjärekisteri.

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on:

• henkilön dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen suostumus
• sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
• rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esim. asiakassuhde ennen sopimusta, työsuhde).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin ja sidosryhmiin, asiakassuhteen ja sidosryhmäsuhteen ylläpito, sopimusten hallinta ja sopimusvelvoitteiden hoitaminen, markkinointi, henkilöstöhallinnon ylläpito sekä rekrytoinnit.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakas-/sidosryhmäsuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

Henkilöstön osalta tallennettavia tietoja ovat ensisijaisesti henkilön nimi, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), käyttäjätunnukset, salasanat, sosiaaliturvatunnus, veronumero ja koulutus- sekä pätevyystiedot.

Työnhakijoiden osalta tallennettavia tietoja ovat henkilön nimi, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite) sekä koulutus- ja pätevyystiedot.

Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.

Tiedot tallennuksessa ja poistamisessa noudatetaan voimassa olevia lakeja ja asetuksia.

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkailta/sidosryhmiltä mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakas- ja sidosryhmätapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas / sidosryhmän edustaja luovuttaa tietojaan. Sivustolla käytetään myös evästeitä, jotka tallentavat tietoa käyttäjästä.

Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

Henkilöstön tiedot kerätään työsopimuksen avulla ja niitä ylläpidetään yhtiön järjestelmissä.

Työnhakijoiden tiedot kerätään työhakemuksesta.

Lähtökohtaisesti henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin (EU) tai Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolelle. Jos kuitenkin henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, käytetään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisia asianmukaisia suojatoimenpiteitä, kuten Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa ja siirtää rekisterinpitäjän huolellisesti valikoimien yhteistyökumppaneiden sellaisiin tarkoituksiin, jotka tukevat tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja henkilötietojen käsittelyn tarkoituksia. Tietoja voidaan luovuttaa myös viranomaisille lain vaatimissa puitteissa.

Henkilötietoja käsittelevät kolmannet osapuolet (= henkilötietojen käsittelijät) luokittain:

• Palveluntarjoajat kuten konsulttipalveluiden tarjoajat
• IT-palveluntarjoajat, pilvipalvelut
• Myynti- ja markkinointikumppanit
• Palkkahallinto
• Viranomaiset

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).